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Wer regelmäßig Details des Motivs in den IPTC- und XMP-Daten seines Bildes abspeichert, der kommt schnell zur Frage, wie man die Worte und Texte so wählt, dass man selbst und andere die zugehörigen Bilder später leicht wiederauffinden kann. Die folgenden Überlegungen sind mein Vorschlag, um Ihnen eine Anregung zur Strukturierung Ihrer IPTC-Daten zu geben:
Die Sprache der Zielgruppe sollte auch bei der Sprache für die Beschreibung berücksichtigt werden. Wer ganz auf Nummer Sicher gehen will, schreibt in englischer Sprache. Abgesehen von Eigennamen entfallen damit die meisten Probleme mit Umlauten und dem ß.
Es gibt Beispiele und Empfehlungen für die Art der Information, die in jedem einzelnen IPTC-Feld erwartet werden. Wenn sich der Anbieter auf die Regeln stützt, die seine Kunden verwenden, liefert die Suche über Metainformationen deutlich bessere Treffer, was ein Vorteil für Anbieter von Stockfotos sein könnte.
Vor allem für professionelle Anwender, die von Fotografen beliefert werden oder die Mitarbeiter haben, empfiehlt sich der Aufbau eines Wörterbuchs und von Regeln, wie Schlagwörter zu vergeben sind. Solche Regeln könnten z.B. lauten:
Nomen werden nur im Singular, Verben nur im Infinitiv verwendet. Wenn ein Bild zeigt, wie eine Gruppe von Männern strickt, dann sind die Schlagworte entsprechend 'Mann' und 'stricken', vielleicht noch 'Gruppe'
Keine Stoppwörter (z.B. der, eine, und, …) als Schlagwörter oder Kategorien verwenden. Ausgenommen sind Bestandteile von festen Begriffen und Namen, z.B. 'Pippin der Bucklige' oder 'Orden wider den tierischen Ernst'
Ein selbsterstelltes Wörterbuch zeigt, wie bei mehrdeutigen Begriffen zu verfahren ist, insbesondere durch …
synonyme Kategorien, falls beispielsweise nach Bildern aus dem Urlaub gesucht wird, steht in dem kleinen Wörterbuch, dass Urlaubsbilder mit dem Schlagwort 'Ferien' abgelegt werden.
synonyme Begriffe, beispielsweise wird 'Semmel' verwendet, auch wenn Brötchen oder Schrippen im Foto zu sehen sind (wobei Begriffe ohne Umlaut gelegentlich vorteilhaft sind)
einheitliche Schreibweise, beispielweise beim Wort Kaffee, Café oder Kaffe (österr.)
Wenn Personen im Bild erkennbar sind, wird deren Name jeweils als ein Schlagwort in der Form 'Titel Vorname Nachname' geschrieben, Bei mehreren Personen erfolgt die Eingabe der Namen von unten nach oben und von rechts nach links, dadurch werden die Namen in den Schlagwörtern in der üblichen Reihenfolge (links nach rechts, oben nach unten) abgelegt. Alternativ kann die Aufzählung der Personen auch im Feld 'Beschreibung' mit den üblichen Richtungshinweisen (z.B. v.l.n.r) erfolgen.
Wenn Begriffe zu speziell sind, wird ein allgemeinerer Oberbegriff als Schlagwort hinzugefügt, bei einem Bild von mehreren Blauaras könnten das neben dem Schlagwort 'Ara' auch noch 'Papagei', 'Vogel', 'Tier' ergänzt werden. Für wissenschaftliche Dokumentationen bietet sich auch der lateinische Name 'Anodorhynchus' und die Einführung einer Kategorie 'Wirbeltier' an.
Vielleicht soll später aus einer Gruppe von frei zusammengestellten Bildern eine Webseite erstellt werden. Für diesen Fall hilft es, wenn man sich frühzeitig ein IPTC-Feld (z.B. 'Überschrift' oder 'Titel') vornimmt, welches immer mit einem kurzen, treffenden Bildkommentar gefüllt wird. Falls man Schneider bei der Arbeit fotografiert hat, könnte der Titel z.B. 'Die tapferen Schneiderlein' lauten.
Besondere Informationen, wie z.B. Auftragsnummern werden mit speziellen Zeichen abgetrennt, z.B. würde der Auftrag AZ-235 mit #AZ-235# in den Beschreibungstext aufgenommen. Das stellt bei der Suche sicher, dass zufällig ähnliche Textbestandteile nicht als Treffer gemeldet werden - vor allem, wenn die Aushilfe Bilder für den Kunden heraussuchen soll …
Informationen, die einerseits Geschäftsgeheimnisse bleiben, und andererseits im Bild untergebracht werden sollen, können codiert aufgenommen werden, z.B. Bedingungen für die Bildrechte, wenn nicht im öffentlichen Raum fotografiert wurde, welche Nutzungsrechte die abgebildete Person abgetreten hat oder eine Personalnummer statt dem Namen des Models.
Wenn weitere Daten aufgenommen werden, sollte ein international einheitliches Datumsformat z.B. das erweiterte Datumsformat nach ISO 8601:2004 verwendet werden, beispielsweise 2008-02-29T20:00:00, wenn es um den Schalttag 2008, um 20 h abends geht (T schlägt die Norm in einem Beispiel als Trennzeichen zwischen Datum und Zeit vor). Für eine treffsicherere Suche wäre ein zusätzliches Startzeichen, z.B. # vor dem Datum, hilfreich. Eine Bildbeschreibung könnte beispielsweise so aussehen: "RMS Queen Elizabeth vor Hong Kong, gesunken am #1972-01-09#"
Solche Regeln sollten im professionellen Bereich aufgeschrieben werden und können Teil einer Prozessbeschreibung im Sinne von ISO 9000 werden.
Manche Daten stecken entweder als Kopie oder gar nicht in den IPTC-Daten, so z.B. werden die GPS-Daten auch in die EXIF-Daten eingetragen, die Seriennummer der Kamera (und eventuell des Objektivs) werden möglicherweise nur in den Makernotes der EXIF-Daten geführt. Hier sollte man überlegen, ob solche eindeutigen Daten in eine Kopie der Bilddatei übernommen werden sollen oder ob es ausreicht, nur die IPTC-Daten in der Kopie zu belassen.
Speziell für die manuelle Zuordnung von Ortsdaten und die Nachbearbeitung von Geoinformationen lassen sich ein paar Regelvorschläge machen:
Automatisch ermittelte Ortsdaten werden nach Möglichkeit durch die postalische Anschrift (PLZ, Ort, Straße und falls möglich: Hausnummer) ersetzt.
Sofern noch bekannt, wird immer die Position der Kamera, und nicht die des Motivs gespeichert. Damit entsprechen die manuellen Zuweisungen den automatischen Zuweisungen, die vom mitgeführten GPS-Gerät geliefert werden.
Wenn Motiv und Aufnahmeort weit entfern liegen (z.B. Teleaufnahme), werden GPS-Informationen zum Objekt in den IPTC-Daten (z.B. Feld Beschreibung) abgelegt.